Schiedamse digitale documenten veilig in nieuw e-depot gemeentearchief

 

Na Amsterdam en Rotterdam krijgt het Gemeentearchief Schiedam nu ook een elektronisch depot (of ‘e-depot’).
Een e-depot is de digitale variant van de bekende archiefbewaarplaats: een veilige omgeving waar blijvend te bewaren digitale informatie duurzaam kan worden bewaard, beheerd en geraadpleegd. De informatie die in het e-depot komt, zal in de ‘cloud’ staan op twee locaties in KPN-datacenters. Deze datacenters zijn ISO-27001 gecertificeerd, wat inhoudt dat deze voldoen aan internationale standaarden voor informatieveiligheid. Door een e-depot te gebruiken is de opslag verduurzaamd en bovendien worden al de gedigitaliseerde stukken op twee plekken bewaard: in Schiedam én op de servers van het e-depot.
Digitale ontwikkelingen gaan razendsnel. Documenten die vijftien jaar geleden zijn opgemaakt in Word Perfect kunnen we nu vaak niet meer inzien. Veel software van tien jaar oud werkt niet meer op de huidige systemen. En bovendien groeit de hoeveelheid aan informatie zo snel dat het steeds lastiger wordt om specifieke documenten terug te vinden. De uitdrukking ‘papier is geduldig’ gaat niet op voor veel ‘digitaal geboren’ documenten.

Archiefdiensten moeten inspelen op deze ontwikkelingen. Ook binnen de gemeente Schiedam wordt het aandeel van digitale informatie steeds groter. Het aanvragen van vergunningen of het bekijken van een raadsvergadering kan al digitaal. Alle digitale informatie wordt binnen en buiten de gemeente op computerschijven opgeslagen of op servers bewaard, maar het is een andere zaak om de informatie voor “eeuwig” te bewaren op een manier waarop deze ook beschikbaar en doorzoekbaar blijft. De gemeente Schiedam gaat hiermee in samenwerking met Data Matters aan de slag. Het eerste te realiseren doel behelst om de raadsinformatie, inclusief de “videotulen”, zo snel mogelijk na afloop van een raadsvergadering via het e-depot ter beschikking te stellen.

Ondanks dat de term ‘in de cloud’ wat vaag overkomt, is een e-depot een tastbaar iets. Volgens oprichter van Data Matters Paul Schindeler is het een zaak van solide oplossingen vinden om data goed op te slaan, voor een langere tijd, op een manier dat de data ook vindbaar blijft. Dit gaat aan de hand van een traditionele infrastructuur, met apparatuur en programmatuur. Het bedrijf maakt gebruik van de kennis van KPN-datacentrumspecialiste