Privacy- & cookieverklaring

Deze verklaring is van kracht vanaf 25 mei 2018 en is voor het laatst gewijzigd op 31 december 2018.
De Nederlandse Genealogische Vereniging (NGV) verzamelt en verwerkt persoonsgegevens van haar leden, abonnees, GensDataPro-gebruikers, NGV-medewerkers en bezoekers van onze website.

Ter ondersteuning van het genealogisch onderzoek biedt de NGV online ook een grote verzameling familieberichten (geboorten, huwelijken en overlijden) aan. In deze berichten staan soms levende personen vermeld.

Deze verklaring bestaat uit de volgende drie delen:

  1. Privacyverklaring (algemeen)
  2. Privacyreglement Verzameling Familieberichten
  3. Cookieverklaring

In het eerste deel informeren wij je over de gegevens die wij verwerken en waarom wij dat doen. We vertellen verder wat jouw rechten zijn en hoe je deze kunt uitoefenen. Het tweede deel beschrijft op welke wijze wij de privacy van de personen respecteren die in onze familieberichten verzameling voorkomen. In het laatste deel van deze verklaring vind je informatie over de cookies die wij op onze website gebruiken.

I. PRIVACYVERKLARING (ALGEMEEN)

Welke informatie gebruikt de NGV?

Informatie die jij ons geeft
We verwerken gegevens die we van jou ontvangen. Bijvoorbeeld als NGV-lid, GensDataPro-gebruiker, abonnee van tijdschriften en nieuwsbrieven of NGV-medewerker (niet-lid). Dit betreft je volledige naam, geslacht, adres, e-mailadres, telefoonnummer, geboortedatum en bankrekeningnummer.
Deze informatie hebben wij onder andere nodig om je toegang tot ontdekjouwverhaal.nl te verschaffen, één of meer tijdschriften te sturen, bestellingen uit onze webwinkel te leveren, nieuwsbrieven te sturen.

Informatie die we automatisch verzamelen
Over bezoekers van onze website ontdekjouwverhaal.nl verzamelen we informatie over hun activiteiten, zoals klik- en surfgedrag en hun apparaat. Doel ervan is optimalisering van de website om nog beter te kunnen inspelen op de wensen van onze bezoekers.

  • Gebruiksinformatie. We houden interesseprofielen, kwalificaties en kenmerken van gebruikers bij, zodat we weten welke delen van onze website je interessant vindt.
  • Loggegevens. We verzamelen automatisch bepaalde informatie die door jouw internetbrowser wordt verzonden wanneer je van onze website gebruikmaakt. Deze informatie omvat onder andere: details over de manier waarop je van onze website gebruik maakt (inclusief links voor toepassingen van derden), IP-adres, bezoektijden, hardware- en software-informatie en informatie over het apparaat dat je hebt gebruikt.
  • Transactie informatie. We houden transactie- en betalingsgegevens bij met betrekking tot de bestellingen die je in onze webwinkel doet. Dit kan uitgebreider zijn dan het beknopte overzicht dat je in jouw account kunt zien.
  • Cookies. We gebruiken ook cookies of technieken die vergelijkbaar zijn met cookies. Deze techniek stelt ons onder andere in staat je te herkennen, jouw instellingen op te slaan en jouw toegang tot ontdekjouwverhaal.nl te versnellen. Meer informatie over hoe en waarom we cookies gebruiken vindt je hieronder in onze Cookieverklaring .

Deze gegevens zijn echter niet toegankelijk voor ongeautoriseerde gebruikers en worden zorgvuldig en vertrouwelijk behandeld.

Voor welke doelen gebruikt de NGV jouw informatie?

Levering van diensten
Wij gebruik jouw gegevens allereerst om aan onze verplichtingen richting jou op de best mogelijke manier te voldoen. Bijvoorbeeld voor:

  • Toegang tot en gebruik van onze website
  • Toesturen van één of meer tijdschriften of bladen
  • Ondersteuning voor GensDataPro aan te bieden
  • Verkoop en levering van bestelde producten in onze webwinkel
  • Je nieuwsbrieven, betalingsverzoeken, facturen en herinneringen te sturen
  • Onze interne administratie op orde te houden

Vertrouwde en beveiligde website
Het is in jouw en ons belang om een vertrouwde en veilige website aan te bieden en te onderhouden. We kunnen jouw gegevens ook verwerken en opslaan om te voldoen aan wettelijke verplichtingen. Om deze redenen verwerken wij persoonsgegevens voor het voorkomen, opsporen en tegengaan van fraude, spam, of anderszins onrechtmatig gebruik van onze website.

Wanneer verstrekt de NGV mijn gegevens aan derden?

Wij delen jouw gegevens alleen met anderen in de volgende gevallen:

  • Verwerkers. Als wij verwerkers inschakelen die voor ons diensten uitvoeren en in dat kader ook persoonsgegevens verwerken. Dit zijn derden die diensten voor ons uitvoeren en in dat kader ook persoonsgegevens verwerken. Verwerkers kunnen ons bijvoorbeeld betalings-, klant- of verkoopondersteunende diensten bieden, ons helpen bij het verzenden van e-mails, tijdschriften, bestellingen of het analyseren van feedback en ons helpen bij het beveiligen van ontdekjouwverhaal.nl.
    Alle verwerkers zijn door ons aan strikte geheimhouding gebonden en mogen de specifieke gegevens alleen gebruiken voor het leveren van diensten aan ons volgens onze instructies.
  • Toestemming. We kunnen jouw gegevens ook met anderen delen als we je hierover eerst duidelijk hebben geïnformeerd en jij vervolgens daarmee instemt.
  • Wettelijk verplichting. We delen jouw gegevens met anderen als de wet ons daartoe verplicht. Bijvoorbeeld in geval van geschillen, om te voldoen gerechtelijke bevelen en in samenwerking met overheidsinstanties.

Hoe kan ik mijn gegevens beheren?

Heb je een gebruikersaccount op ontdekjouwverhaal.nl, dan kan je op jouw profielpagina zien welke gegevens wij van je hebben, deze aanpassen of een verzoek daartoe aan ons sturen. Anderen die geen toegang tot het besloten gedeelte van onze website hebben, kunnen ons een verzoek om inzage of wijziging per e-mail sturen naar privacy@ngv.nl. Houd er rekening mee dat wij aanvullende informatie van je kunnen vragen om jouw identiteit te bevestigen.
Ben je geen lid of licentiehouder van GensDataPro (meer) of heb je als abonnee jezelf afgemeld voor onze nieuwsbrieven, dan kan je ons vragen om jouw gegevens uit onze administratie te laten verwijderen via een e-mail naar privacy@ngv.nl.
Ben je geen lid en wil je weten of jouw gegevens in onze online genealogische bronnen op het besloten gedeelte van ontdekjouwverhaal.nl voorkomen? Stuur dan een verzoek naar privacy@ngv.nl.
Je kan ook vragen dat we alle persoonlijke gegevens die we van je hebben verwijderen. Let op, we kunnen geen gegevens verwijderen die we moeten bewaren in verband met administratieve, wettelijke of beveiligingsdoeleinden.

Hoe lang bewaren wij jouw gegevens?

We bewaren jouw persoonsgegevens voor zo lang deze nodig zijn voor het doel waarvoor ze zijn verzameld of gebruikt worden, tenzij een langere bewaartermijn vereist of toegestaan is volgens de wet. Na de betreffende periode, zullen wij jouw informatie verwijderen of anonimiseren.

Wijzingen

De NGV kan haar privacybeleid aanpassen door een gewijzigde privacyverklaring op haar website te publiceren. De actuele versie van ons privacybeleid is terug te lezen in de privacyverklaring die op onze website is geplaatst. Belangrijke aanpassingen in ons privacybeleid zullen wij per e-mail vooraf communiceren.

Contact of klacht

Als je vragen hebt over deze verklaring, kan je altijd contact met ons opnemen via de volgende contactgegevens:
Nederlandse Genealogische Vereniging
Postbus 50, 3980 CB Bunnik
E-mail: privacy@ngv.nl

Van klachten over de manier waarop wij met jouw gegevens omgaan, kan je ons het beste op de hoogte stellen via een e-mail naar privacy@ngv.nl. Zo kunnen wij jouw klacht op de snelste manier behandelen. Ook kan je altijd je klacht bij de Autoriteit Persoonsgegevens melden (autoriteitpersoonsgegevens).

II. PRIVACYREGLEMENT VERZAMELING FAMILIEBERICHTEN

Wie is verantwoordelijk voor deze verzameling?

De NGV is verantwoordelijk voor de verzameling familieberichten. Zij wordt beheerd door de vrijwilligers van de NGV. De hulp van derden kan bij bepaalde taken worden ingeschakeld. Zij werken mede op basis van een verwerkersovereenkomst waarin de vertrouwelijkheid en beveiliging van de gegevens is geborgd.

Voor vragen, opmerkingen of klachten over deze verzameling kun je contact met ons op:
Nederlandse Genealogische Vereniging
Postbus 50, 3980 CB Bunnik
E-mail: privacy@ngv.nl

Klachten kan je het beste naar ons sturen via e-mail. Zo kunnen wij jouw klacht op de snelste manier behandelen. Ook kan je altijd je klacht bij de Autoriteit Persoonsgegevens melden (autoriteitpersoonsgegevens.nl).

Waarom houdt de NGV deze verzameling?

De NGV beheert deze verzameling om historisch, genealogisch onderzoek te ondersteunen, voor zowel NGV-leden als niet-leden. De informatie die we hierin ontsluiten, helpt individuen om meer accurate en volledige genealogieën te vormen.

Met welke bronnen wordt deze verzameling aangevuld?

De verzameling wordt door hardwerkende vrijwilligers dagelijks aangevuld met nieuwe familieberichten. De informatie komt onder andere uit landelijke en regionale dag- en weekbladen, en uit verzamelde bidprentjes, rouwberichten, geboortekaartjes en huwelijksaankondigingen.

Welke gegevens staan in de verzameling opgenomen?

De verzameling bevat over personen een of meer van de volgende persoonsgegevens:

  • de achternaam, voornaam en initialen;
  • de woonplaats;
  • de geboortedatum, overlijdensdatum en leeftijd; en
  • de familierelatie tot andere personen vermeld in het familiebericht.

Wie kan informatie uit de verzameling opvragen?

De volledige verzameling is enkel toegankelijk voor vrijwilligers, zijnde NGV-leden, die de database namens de NGV beheren en aanvullen. Betalende NGV-leden hebben op het besloten en beveiligde gedeelte van de NGV-website de mogelijkheid om de volledige verzameling te doorzoeken en in de zoekresultaten alle gegevens (inclusief persoonsgegevens van mogelijk nog in leven zijnde personen) in te zien.

De NGV kan de verzameling beperkt openstellen voor derden. Die toegang zal altijd beperkt tot de gegevens van personen waarvan we zeker weten dat die zijn overleden. Informatie over levende personen (inclusief kopieën van de familieberichten) is alleen met een NGV-lidmaatschap in te zien bij de NGV.

Hoe mag ik de informatie uit de verzameling gebruiken?

De gegevens van (mogelijk) levende personen uit de verzameling, inclusief kopieën van de familieberichten waarop deze gegevens staan vermeld, mogen uitsluitend voor eigen genealogisch of historisch onderzoek worden gebruikt. Publicatie van deze gegevens (bv. in een digitale stamboom of artikel) is niet toegestaan zonder toestemming van de betreffende personen. Voor gebruik van gegevens van overleden personen gelden geen restricties.

We wijzen gebruikers van de verzameling op de beperkingen die gelden bij gebruik van gegevens, maar we hebben geen middelen om de naleving ervan te controleren. Bij vaststelling van een overtreding neemt de NGV maatregelen. Overtreders riskeren een blokkade tot de verzameling of royement van hun NGV-lidmaatschap.

Is de verzameling goed beveiligd?

We hebben de verzameling op verschillende manieren beveiligd tegen onbevoegd toegang. Alleen NGV-leden met een login en wachtwoord hebben toegang tot de volledige verzameling. De papieren archieven staan in ons pand in een afgesloten ruimte. De digitale gegevens staan versleuteld opgeslagen op een goed beveiligde server in Nederland. De toegang van degenen die de verzameling dagelijks aanvullen en bewerken kent daarbovenop nog extra beveiligingsmaatregelen. De verzameling is geblokkeerd voor zoekmachines zoals Google en Bing.

Hoe kan ik controleren of ik in de verzameling familieberichten voorkom?

NGV-leden kunnen zelf op het besloten gedeelte van onze website in de verzameling op hun naam zoeken. Mensen zonder NGV-lidmaatschap kunnen kosteloos een verzoek naar de NGV sturen. Nadat je bewijs van jouw identiteit aan ons hebt verstrekt, sturen wij je bij een positief antwoord een kopie van de familieberichten toe waarin je staat genoemd.

Personen die in de verzameling voorkomen, hebben de volgende rechten:

  • inzage in de geregistreerde persoonsgegevens
  • wijziging van verkeerd vastgelegde persoonsgegevens
  • verwijdering van de geregistreerde persoonsgegevens uit de verzameling

Wijzigingen

De NGV kan dit deel van de verklaring aanpassen door een gewijzigde versie op haar website te publiceren. De actuele versie van dit privacyreglement is terug te lezen in de verklaring die op onze website is geplaatst.

III. COOKIEVERKLARING

Deze website maakt gebruik van cookies. In deze cookieverklaring leggen we je uit wat cookies zijn en waarom de NGV deze gebruikt.

Informatie die wij via cookies over jou verzamelen, behandelen wij altijd vertrouwelijk en in overeenstemming met ons privacybeleid.

Wat is een cookie?

Een cookie is een kleine hoeveelheid data die in de browser van jouw computer of op jouw mobiele apparaat is geplaatst. Cookies gebruiken verschillende technieken om gegevens te plaatsen op of om gegevens te lezen van apparaten van gebruikers, zoals van jouw computer, laptop, tablet of smartphone, om je bijvoorbeeld te identificeren of jouw voorkeuren op te slaan.

Welke cookies gebruikt de NGV?

We gebruiken onze eigen cookies en die van derden. Onze eigen cookies plaatsen en lezen wij zelf, waaronder tracking cookies om jouw surfgedrag op onze website bij te houden. Cookies van derden worden geplaatst en/of gelezen door derden.

Functionele Cookies. Functionele Cookies zijn noodzakelijk om het gebruik van onze website mogelijk te maken. Er is bijvoorbeeld een cookie die ervoor zorgt dat je ingelogd blijft en niet voortdurend opnieuw hoeft in te loggen. Deze cookies plaatsen wij zonder jouw toestemming wanneer je onze website gebruikt. We gebruiken functionele Cookies ook om:

  • te controleren welk type account je hebt
  • te detecteren of je bent ingelogd
  • het type apparaat op te slaan dat werd gebruikt om onze website te bezoeken

Analytische- en onderzoekscookies. Deze cookies leggen vast hoe bezoekers onze website gebruikmaken. De informatie uit deze cookies gebruiken we om onze website te analyseren en te bepalen hoe fouten op de website worden veroorzaakt. Sommigen van deze cookies worden zonder jouw toestemming geplaatst wanneer je ontdekjouwverhaal.nl bezoekt, bijvoorbeeld cookies die alleen geaggregeerde data verzamelen.
Analytische- en onderzoekscookies worden gebruikt voor het:

  • bijhouden van het aantal gebruikers op onze website
  • bijhouden van de tijd die je besteedt op onze website
  • volgen van de volgorde waarin je verschillende webpagina’s bekijkt
  • beslissen welke onderdelen van onze website moeten worden verbeterd

Hieronder vind je specifieke informatie over Google Analytics, een analytisch en onderzoekscookie dat wij op onze website gebruiken.

Commerciële en social media cookies. Wij gebruiken geen commerciële cookies of social media cookies.

Google Analytics

Google Analytics, een webanalyse-service die wordt aangeboden door Google. De door het cookie gegenereerde informatie over je gebruik van de website (met inbegrip van je IP-adres) wordt overgebracht naar en door Google opgeslagen op servers in de Verenigde Staten.

Deze informatie gebruikt Google om bij te houden hoe je de website gebruikt, rapporten over de website-activiteit op te stellen voor website-exploitanten en andere diensten aan te bieden met betrekking tot website-activiteit en internetgebruik. Google mag deze informatie aan derden verschaffen indien Google hiertoe wettelijk wordt verplicht, of voor zover deze derden de informatie namens Google verwerken.

Google zal je IP-adres niet combineren met andere gegevens waarover Google beschikt. Door gebruik te maken van deze website geef je toestemming voor het verwerken van de informatie door Google op de wijze en voor de doeleinden zoals hiervoor omschreven.

Ingesloten inhoud van andere website

Berichten op deze site kunnen ingesloten (embedded) inhoud bevatten (bijvoorbeeld video’s, afbeeldingen, berichten, etc.). Ingesloten inhoud van andere websites gedraagt zich exact hetzelfde alsof de bezoeker deze andere website heeft bezocht.
Deze websites kunnen data over jou verzamelen, cookies gebruiken, tracking van derde partijen insluiten en je interactie met deze ingesloten inhoud monitoren, inclusief de interactie met ingesloten inhoud als je een account hebt en ingelogd bent op die website.

Hoe beheer ik cookies die door de NGV worden gebruikt?

In jouw browser kan je de cookies beheren die de NGV gebruikt. Let erop dat onze eigen cookies een belangrijk onderdeel uitmaken van de manier waarop wij onze diensten aan je leveren. Als je deze niet accepteert, kan dit van invloed zijn op de bereikbaarheid en functionaliteit van onze website.

Wijzingen

De NGV kan haar cookiebeleid aanpassen door een gewijzigde privacyverklaring op haar website te publiceren. De actuele versie van ons cookiebeleid is terug te lezen in de privacyverklaring die op onze website is geplaatst. We streven ernaar onze cookie-informatie up-to-date te houden, maar benadrukken dat dit slechts momentopname is.

Contact of klacht

Als je vragen hebt over deze verklaring, kan je altijd contact met ons opnemen via de volgende contactgegevens:
Nederlandse Genealogische Vereniging
Postbus 50, 3980 CB Bunnik
E-mail: privacy@ngv.nl